Strategic Technology and Enterprise Systems (SI - Ch 8)

 

A) Enterprise Systems

    Perpindahan dari sistem lama yang terpisah-pisah (legacy systems) ke sistem yang terintegrasi. Enterprise Systems, yaitu sistem pusat yang memastikan semua data di perusahaan sinkron. Terdapat 3 hal paling utama:

1. ERP: Mengurus urusan dalam (internal).

2. SCM: Mengurus urusan barang masuk dan logistik.

3. CRM: Mengurus urusan pelanggan.

Dukungan atau support terdapat 3 faktor utama yaitu:

1. level Eksekutif

2. level Manajerial

3. level Operasional

- Executive Support - Strategic Level

1. Dashboard strategis untuk eksekutif

2. Analisis performa perusahaan & KPI

3. Data lintas departemen real-time

4. Mendukung keputusan jangka panjang

- Managerial Support - Middle Management

1. Perencanaan & pengendalian operasional

2. Management Information System (MIS)

3. Decision Support System (DSS)

4. Koordinasi departemen lebih efisien

- Operational Support - Daily Transaction

1. Transaction Processing System atau Otomatisasi Proses Harian (TPS)

2. Mengurangi error manual

3. Standarisasi proses operasional

4. Integrasi pemesanan → Stok → Pengiriman

Faktor-faktor penyebab keberhasilan dan kegagalan Enterprise Systems

- Keberhasilan
1. Dukungan top management
2. Pelatihan pengguna
3. Kualitas Data
4. Integrasi proses bisnis
5. Pemilihan vendor dan software yang tepat
6. Manajemen perubahan

- Kegagalan

1. Resistensi karyawan terhadap perubahan teknologi

2. Data tidak lengkap atau tidak akurat

3. Biaya implementasi membengkak karena kurang perencanaan

4. Manajemen proyek buruk, sehingga implementasi tersendat atau tidak selesai

5. Kurangnya pelatihan, sehingga sistem tidak digunakan secara maksimal

B) Enterprise Social Platform (ESP)

    Enterprise social mengacu pada media sosial, perangkat lunak, platform, atau aplikasi yang dimiliki secara privat oleh perusahaan dan didesain khusus untuk digunakan oleh para pemimpin bisnis serta karyawan dalam rangka mendukung misi strategis perusahaan. Sejak tahun 2014, teknologi sosial enterprise telah memudahkan karyawan untuk terhubung dan berkolaborasi dengan sesama, tetap terinformasi, membangun hubungan, serta berbagi dokumen dan data.

Platform yang dipakai:

1. Yammer

    Yammer adalah jejaring sosial internal yang digunakan suatu perusahaan yang mirip seperti facebook. Yammer memungkinkan kolaborasi antar perusahaan dan lokasi dengan fitur beranda, likes, pesan pribadi, dan enterprise graph untuk mengukur hubungan antara pengguna dan data bisnis.

2. Share Point

    SharePoint adalah platform kolaborasi dan sosial milik microsoft, dengan kapabilitas untuk membuat intranet dan extranet, manajemen dokumen dokumen bersama, wiki internal, dashboard custom, serta akses terkontrol ke mitra eksternal dan pihak internal.

3. Oracle

    Enterprise social milik oracle menghubungkan proses bisnis, profesional, dan aplikasi perusahaan di satu tempat, mendukung update CRM, komunikasi real time, pencarian pakar internal, serta kolaborasi dokumen secara langsung diseluruh tim dengan akses dari Outlook dan perangkat mobile.

4. Jive

    Jive menawarkan alat komunikasi dan kolaborasi, fitur pembuatan konten sosial, aktivitas stream, text editor untuk dokumen tim, enterprise search engine dengan analitik dan insight, blog internal perusahaan, serta custom attention stream untuk mengikuti aktivitas penting.

5. Chatter

    Chatter adalah network sosial private yang mendukung push update, beranda real time, smart search, kolaborasi dokumen, pembuatan grup privat, serta kolaborasi eksternal mitra. chatter mengubah proses komunikasi menjadi diskusi langsung yang efisien dibanding email yang berantakan.

- Tujuan ESP

1. Menghubungkan karyawan.

2. Menyimpan tacit knowledge.

3. Mempercepat komunikasi lintas departemen.

4. Mengurangi ketergantungan pada email.

5. Meningkatkan inovasi melalui percakapan informal.

C) Enterprise Resource Planning (ERP)

    ERP adalah infrastruktur perangkat lunak yang menghubungkan semua aplikasi internal perusahaan. Fungsinya adalah sebagai berikut:

1. Mempercepat alur kerja, kolaborasi, dan pengambilan keputusan strategis
2. Menyediakan informasi real-time dan akurat dengan pembaruan data otomatis, sehingga manajemen dapat membuat keputusan lebih cepat dan tepat.
3. Mengotomatisasi proses bisnis untuk mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan akurasi

- Komponen Utama ERP

1. Keuangan (Finance & Accounting)

Mengelola transaksi, laporan keuangan, anggaran, dan kontrol biaya.

2. Sumber Daya Manusia (Human Resources)

Mengatur data karyawan, payroll, rekrutmen, dan administrasi SDM.

3. Manufaktur / Produksi (Manufacturing)

Meliputi perencanaan produksi, pengendalian bahan baku, penjadwalan, dan kualitas.

- Risiko Implementasi ERP

1. Biaya tinggi dan potensi pembengkakan anggaran
2. Risiko Teknologi dan Keamanan karena Kerusakan server, gangguan jaringan yang dapat mengganggu kelancaran penggunaan ERP.
3. Keterlambatan proyek  jadwal mundur akibat perubahan kebutuhan, kurangnya koordinasi, atau kesiapan yang buruk.

- Faktor Penyebab Kegagalan Enterprise Resource Planing (ERP)

1. Perencanaan yang Tidak Matang: kurangnya analisis kebutuhan, jadwal yang tidak realistis, dan minimnya strategi implementasi

2. Data yang Tidak Bersih: data yang tidak akurat dari sistem lama menyebabkan ERP menghasilkan laporan yang salah dan tidak dapat diandalkan.

3. Harapan yang Tidak Realistis: banyak perusahaan berharap ERP langsung menyelesaikan semua masalah tanpa memahami proses penyesuaiannya.

- Justifikasi Investasi ERP

1. Mengurangi biaya operasional melalui otomatisasi proses dan peningkatan efisiensi.

2. Memberikan manfaat bisnis nyata, baik yang terukur (penghematan biaya, peningkatan produktivitas) maupun yang tidak langsung (informasi lebih akurat, keputusan lebih cepat).

3. Meningkatkan kualitas layanan pelanggan melalui proses yang lebih cepat, tepat, dan terintegrasi.

D) Supply Chain Management (SCM)

    SCM adalah pengelolaan aliran barang dan informasi dari pemasok hingga pelanggan untuk mencapai efisiensi dan kualitas layanan. Tujuannya adalah memastikan produk tersedia tepat waktu, dengan kualitas baik, dalam jumlah yang tepat, dan dengan biaya yang efisien.

- Planning & Forecasting

1. Memprediksi permintaan pelanggan

2. Merencanakan jumlah & jadwal produksi

3. Menentukan kebutuhan persediaan yang optimal

4. Memastikan kapasitas (mesin & tenaga kerja) mencukupi

Manfaat:

1. Mengurangi biaya karena stok lebih efisien

2. Meningkatkan pelayanan pelanggan

3. Meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan produk

- Sourcing & Purchasing

1. Memilih dan mengevaluasi pemasok

2. Mengelola proses pembelian

3. Mengatur kontrak dan kesepakatan pemasok

4. Menilai kualitas, harga, dan ketepatan pengiriman supplier

Manfaat:

1. Proses pembelian lebih cepat dan akurat

2. Biaya pengadaan lebih rendah

3. Kualitas bahan lebih terjamin

4. Hubungan dengan pemasok lebih kuat

- Distribution

1. Mengatur pengiriman produk ke pelanggan

2. Manajemen gudang 

3. Pemenuhan pesanan

4. Pelacakan status pengiriman secara real-time

Manfaat:

1. Pengiriman lebih cepat

2. Biaya transportasi lebih rendah

3. Akurasi pengiriman meningkat

4. Kepuasan pelanggan lebih tinggi

    SCM mempermudah semua proses dari pemasok, produksi, distribusi, sampai pelanggan jadi lebih terkoordinasi, lebih efisien, dan lebih cepat. Dengan SCM, biaya bisa ditekan, stok lebih terkontrol, keputusan lebih akurat karena menggunakan data real-time, dan akhirnya kepuasan pelanggan meningkat.

E) Customer Relationship Management (CRM)

    Customer Relationship Management (CRM) adalah strategi dan sistem perangkat lunak yang digunakan bisnis untuk mengelola dan memperkuat hubungan dengan pelanggan.

- Ilustrasi

Saya beli minuman, misalnya Kopi Cappuccino di tempat “A”. Kemudian Saya itu beli produk yang sama lagi ditempat yang sama pula. Dari pengulangan pembelian (repeat order) inilah pihak toko “A” bisa menyimpulkan kalau saya suka Cappuccino sampai beli ditempat itu dengan produk yang sama. Di toko "A" dapat menganalisa pola pembelian saya kemudian melancarkan strategi berupa pemberian kupon gratis produk bebas untuk saya. Hal ini tentunya membuat saya semakin betah untuk beli kopi di toko "A".

Dari ilustrasi tersebut setidaknya dapat disimpulkan bahwa CRM tujuannya untuk menjaga kesetiaan pelanggan terhadap produk suatu bisnis.

Apa yang Terjadi dari ilustrasi itu?

1. Mengumpulkan data dari pelanggan

Data bisa dikumpulkan dari mana saja, bisa dengan komunikasi langsung atau dari website, telepon, email, media sosial. Jika diilustrasi itu data dikumpulkan lewat komunikasi langsung dengan pelanggan.

2. Menyimpan Data

Data yang sudah dikumpulkan kemudian disimpan pada suatu tempat terpusat yaitu Database. Berdasarkan ilustrasi data pelanggan beli kopi tentunya akan masuk ke data penjualan toko tersebut.

3. Mengolah Data

Data yang sudah tersimpan tersebut diolah agar digunakan oleh tim penjualan (Sales), pemasaran (Marketing), dan layanan (Service) dalam merancang strategi bisnis. Berdasarkan ilustrasi toko "A" memberikan kupon gratis kepada pelanggan yang sudah membeli produknya beberapa kali, hal ini membuat pelanggan beranggapan bahwa dirinya benar-benar dihargai oleh toko "A", sehingga tidak heran bila pelanggan tersebut merekomendasikan toko "A" kepada kenalannya.

CRM tidak terbentuk begitu saja, selayaknya bangunan yang punya fondasi dan pilar, CRM juga punya pilar berdirinya CRM. yaitu:

1. Pemasaran: Tujuan dari pemasaran atau Marketing ini adalah untuk MENCARI PELANGGAN

2. Penjualan: Mengubah Leads jadi pembeli. Tujuannya untuk MENDAPATKAN PELANGGAN 

3. Layanan: Setelah membeli, pelanggan perlu dukungan agar BETAH dengan produk dari bisnis mereka.

- Jenis - Jenis CRM

- Cara kerja data pada sistem CRM

Secara Teknis:

1. Input: Data masuk bisa lewat Form web, Chatbot, Kasir, Email.

2. Database: Semua data masuk disimpan di database terpusat (Single Source of Truth). Tidak ada lagi data yang tercecer misalnya di Excel.

3. Processing: Sistem memproses logika bisnis (misal: Jika pelanggan belanja > 1 juta, otomatis set status jadi VIP).

4. Output/Action: Laporan untuk manajer, Notifikasi untuk staf, atau Email ucapan ulang tahun otomatis ke pelanggan.

- Pentingnya CRM bagi Perusahaan

1. Semisal dalam sebuah perusahaan tidak ada CRM

Ilustrasi Tim Sales menawarkan produk baru ke pelanggan yang lagi komplain produknya rusak. Tentunya membuat citra perusahaan terlihat buruk

2. Semisal dalam sebuah perusahaan ada CRM:

Ilustrasi yang sama dengan sebelumnya tapi tim Sales sudah tau keluhan pelanggan, maka mereka akan meminta maaf terlebih dahulu ke pelanggan atas ketidakpuasannya.

    CRM adalah sistem yang membantu perusahaan mengubah Minat Customer (Leads) menjadi Penjualan (Sales), dan mengubah Pembeli Sesaat menjadi Pelanggan Setia lewat Pelayanan (Service) yang terkelola dan terorganisir.