Effective and Efficient Business Functions (SI - Ch 7)

 

A) Solving Business Challenges at All Management Levels

Sistem Informasi dibuat untuk mendukung tingkat manajemen bisnis yang berbeda, tingkat manajemen ini dibedakan jadi 3 level yaitu: Strategis (Top Management), Taktis (Middle Management), Operasional (Lower Management). Secara garis besar sebagai berikut:

1. Level Strategis (Top Management)

- Fokus pada jangka panjang, visi, dan tujuan besar perusahaan.

- Contoh pemilik restoran memutuskan apakah tahun depan akan buka cabang baru atau tidak.

2. Level Taktis (Middle Management)

- Fokus pada implementasi kebijakan dan prosedur.

- Contoh Manager Restoran membuat jadwal shift karyawan dan memesan stok bahan baku mingguan.

3. Level Operasional (Lower Management)

- Fokus pada aktivitas sehari-hari yang rutin. Pentingnya SOP (Standard Operating Procedures) dan integritas data transaksional (dikenal dengan tes ACID: Atomicity, Consistency, Isolation, Durability) ditekankan di sini agar data akurat.

- Contoh seorang pelayan restoran mencatat pesanan pelanggan dan koki restoran memasak makanan hari ini. 

Sistem informasi membantu agar petugas kasir tidak salah input data, Manajer tahu bahan apa yang habis (Taktis), dan Pemilik tahu apakah restoran untung atau rugi (Strategis).

B) Manufacturing, Production, and Transportation Management Systems

POM (Production and Operations Management) adalah bagian dari manajemen perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas pengawasan, perancangan, serta pengendalian pembuatan barang atau jasa. Intinya POM ini adalah proses yang mengubah input (bahan baku atau tenaga kerja) menjadi output (barang/jasa). Dalam proses tersebut agar barang atau jasa itu dapat dibuat dan, dikelola, kemudian dikirim dengan baik tanpa membuang banyak sumber daya adalah dengan memperhatikan berbagai hal berikut:

1. Inventory Control: Mengendalikan ketersediaan stok dengan menggunakan metode JIT (Just-in-Time) untuk meminimalkan stok gudang agar hemat biaya, dan EOQ (Economic Order Quantity) untuk menentukan jumlah pesanan paling ekonomis.

2. CIM (Computer Integrated Manufacturing): Mengintegrasikan komputer dalam proses produksi untuk otomatisasi pekerjaan .

3. TMS (Transportation Management Systems): Mengelola pengiriman logistik untuk memastikan barang sampai ke toko dengan cepat dan murah.

C) Sales and Marketing Systems

Sebelum majunya teknologi, pemasaran itu dilakukan secara tradisional seperti menebar jala di laut (berharap ada ikan yang nyangkut). Sekarang, dengan sistem informasi, pemasaran itu menjadi lebih canggih seperti menggunakan radar dalam mencari ikan. Perusahaan dapat memahami siapa pelanggannya, apa yang mereka sukai, dan kapan mereka siap membeli produknya. Sistem ini membantu perusahaan mengirimkan iklan yang tepat ke orang yang tepat (misalnya, tidak menawarkan sisir kepada orang yang botak). Sistem tersebut mendukung fungsi pemasaran melalui:

1. Data-driven Marketing: Mengambil keputusan berdasarkan data nyata (bukan tebakan), seperti push-through ads (Iklan yang menampilkan produk langsung tanpa adanya interaksi atau permintaan dari konsumen).

2. Salesforce Automation: SFA adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dan mengotomatisasi tugas terkait penjualan. Tujuannya adalah untuk membantu tim penjualan melacak pelanggan dan prospek penjualan.

3. Pricing Analysis: Merupakan proses yang melibatkan perhitungan dan analisis yang cermat untuk menentukan harga yang tepat agar keuntungan (profit margin) yang didapatkan memaksimalkan.

D) Accounting, Finance, and Regulatory Systems

Sistem dalam aplikasi yang berkaitan dengan akuntansi, keuangan, dan regulasi. Biasanya sistem ini sangat ketat karena sudah berkaitan dengan hukum dan juga keuangan.

1. Compliance (Kepatuhan): Memastikan perusahaan mengikuti aturan hukum (seperti UU No. 40 Tahun 2007) untuk mengatur tentang pembentukan, pengelolaan, dan pembubaran suatu PT.

2. XBRL (Extensible Business Reporting Language): adalah standar yang dirancang untuk memfasilitasi pertukaran informasi bisnis dan keuangan secara elektronik. Dengan format terstruktur, XBRL mempermudah pemrosesan dan analisis data keuangan secara otomatis, mengurangi potensi kesalahan manusia.

3. Fraud Prevention: Mencegah pencurian internal dengan internal control dan segregation of duties (pemisahan tugas).

E) Human Resource Systems, Compliance, and Ethics

Sebelum majunya teknologi, HR (Huma Resource) berfokus pada kertas kerja seperti: formulir cuti, ganti alamat, slip gaji, dan sebagainya. Sekarang, dapat memanfaatkan sebuah sistem yang bernama HRIS (Human Resource Information Systems) yang berfungsi memindahkan sistem manual yang dikerjakan oleh HR sebelumnya ke cloud atau intranet (SaaS - Software as a Service), sehingga muncul istilah Self-Service (Layanan Mandiri).

- Self-Service (Layanan Mandiri): Karyawan sekarang bisa login sendiri untuk mengubah data pribadi, melihat slip gaji, atau memilih asuransi kesehatan tanpa perlu mengganggu pekerjaan HR.

- Dengan adanya Self-Service ini membuat tugas HR lebih berfokus pada hal yang lebih besar seperti: hukum, pengembangan bakat, dan perencanaan sukses (mencari calon pemimpin di masa depan).

Sebuah perusahaan tentunya diikat oleh banyaknya undang-undang yang ketat dan melanggar aturan bisa dianggap tindak pidana. Apabila ada tuntutan hukum, data dalam HRIS berfungsi untuk membuktikan bahwa dalam perusahaan telah bertindak adil dan sesuai prosedur dalam merekrut atau pun juga memberhentikan seseorang.

Karena HRIS juga menyimpan banyak informasi yang sensitif, hal ini tentunya dapat menjadi masalah etika apabila tidak digunakan dengan baik. Sebagai contoh privasi karyawan seperti data gaji, riwayat kesehatan, evaluasi kinerja, hingga masalah pribadi karyawan. Perusahaan wajib secara etis dan hukum melindungi data ini agar tidak bocor atau disalahgunakan.

Ataupun juga undang-undang tentang mewajibkan lingkungan kerja bebas narkoba. Perusahaan harus mampu menangani karyawan yang bermasalah (misalnya tes narkoba atau masalah alkoholisme) dengan cara yang sangat hati-hati agar tidak melanggar privasi atau memicu tuntutan pencemaran nama baik.